Le processus de certification
Le processus de certification ISO 9001 repose sur des audits annuels, selon des cycles de 3 années. Leur durée dépend de la complexité de l'entreprise, de sa taille, ses activités, le nombre de sites, etc...et de la période du cycle.
Ce processus est appliqué par tous les organismes certificateurs accrédités, pour les certifications de systèmes de management. Il est en effet défini par la norme ISO/CEI 17021 "Evaluation de la conformité - Exigences pour les organismes procédant à l'audit et à la certification des systèmes de management", selon laquelle les organismes certificateurs sont accrédités.
Nous vous présentons ici le processus standard, de base, pour obtenir et maintenir sa certification. Des audits complémentaires ou des modifications peuvent être apportées, ponctuellement et spécifiquement, en particulier en cas de difficultés.
Le cycle de certification ISO 9001
Les certifications ISO 9001 sont organisées par cycles de 3 années.
- année 1 : audit complet (initial puis de renouvellement)
- années 2 et 3 : audits de suivi, au cours desquels n'est pas obligatoirement audité tout le système qualité
Le tout 1er audit, appelé audit initial, est réalisé en 2 étapes :
- l'étape 1 consiste en une revue documentaire, pour vérifier que le système qualité est défini conformément à la norme
- l'étape 2 est la réalisation des entretiens sur site
Nota
Certains organismes certificateurs peuvent vous proposer des audits de suivis semestriels. Ceci peut être un moyen pour vous de renforcer la surveillance et de mieux maintenir votre système de management de la qualité.
Choisir l'organisme certificateur
Vous ne pouvez obtenir une certification ISO 9001 que par un organisme spécifiquement accrédité par le COFRAC (pour la France), dont voici la liste.
L'organisme certificateur déterminera avec vous, en fonction de votre entreprise, toutes les modalités des audits de certification : activités à certifier, périmètre, durées d'audit, période, etc... Le prix qu'il vous proposera dépendra de tous ces éléments. Vous pouvez donc en consulter plusieurs et faire votre choix. Pour ce choix, nous vous recommandons de prendre en compte la prestation globale proposée, dont certains critères peuvet être : la réactivité à vos demandes, l'image et la reconnaissance de l'organisme, le support qu'il peut vous apporter quant au processus d'audit, les outils permettant de valoriser votre certificat, etc...
Attention !
L'organisme certificateur est celui qui missionne un (ou plusieurs) auditeur(s) pour réaliser vos audits de certification, et vous délivre le certificat.
Ce n'est en aucun cas cet organisme qui vous accompagne, dans les mois précédant l'audit, pour mettre en place la démarche ISO 9001 et vous préparer à la certification. Vous devez pour cela, si vous en avez besoin, faire appel à un autre organisme, par exemple cabinet de conseil.
ASa Conseil peut vous accompagner dans la préparation de votre certification. N'hésitez pas à nous consulter.
L'intervention de l'auditeur
Le nombre de jours d'audit dépend de la taille de votre société, du nombre de salariés, du nombre de sites. Ceci est défini précisément avec l'organisme certificateur lors de la planification des audits.
Il est utile ici de préciser que quelle que soit sa durée, un audit ne sera jamais exhaustif. L'auditeur ne peut prétendre "tout voir" dans votre entreprise, et il procédera par échantillonnage sur les différents thèmes abordés.
A la fin de l'audit, l'auditeur vous rend compte de ses conclusions lors de la réunion de clôture. Puis il vous envoie son rapport dans les jours suivants.
S'il a constaté des non-conformités (écarts par rapport à des exigences de la norme), vous devrez lui présenter un plan d'actions correctives. Il se prononcera alors sur la pertinence des actions que vous proposez pour résoudre les non-conformités. Selon leur importance, ceci sera suffisant jusqu'au prochain audit (dans la majorité des cas), sinon, un complément d'information ou d'audit peut être nécessaire.
Rappel
L'auditeur vous est proposé par l'organisme certificateur. Il doit être totalement indépendant de votre entreprise. Il ne peut pas, par exemple, s'agir d'un consultant avec lequel vous travaillez (ou avez travaillé récemment).
La décision
L'auditeur envoie ensuite son rapport au comité de décision de l'organisme certificateur, accompagné de son avis.
C'est l'organisme au final qui décidera :
- L'attribution immédiate de la certification ; un certificat valable 3 ans vous sera alors envoyé
- Une vérification ou un audit complémentaire, sur site ou à distance ; entre-temps, vous devrez mener des actions correctives
- Un refus, ou une suspension ou un retrait si vous étiez déjà certifié
Dans la majorité des cas, la certification est obtenue sans difficulté majeure, car les entreprises la préparent en s'appuyant sur des personnes compétentes en la matière en interne, ou avec l'aide d'un consultant expérimenté. Voir comment se préparer
Et après ?
Voilà, votre certificat en poche, il ne vous restera plus qu'à ... le garder !
L'auditeur viendra vérifier chaque année que votre démarche est pérenne, que vous continuez à satisfaire vos clients et à vous améliorer, que votre système qualité est efficace.
A l'issue d'un cycle de 3 années, vous changerez d'auditeur. Vous pourrez également, si vous le souhaitez, changer d'organisme certificateur.
Le 1er audit d'un cycle de 3 ans est nommé "audit de renouvellement" et concernera l'ensemble de votre système de management de la qualité, sans toutefois être aussi conséquent que l'audit initial.
Si vous avez mis en place un Système de Management de la Qualité bien adapté à votre entreprise, dans toutes ses dimensions (stratégie, enjeux, culture, moyens, etc...), vous n'aurez pas de difficulté à le maintenir et l'améliorer dans la durée, et donc à conserver votre certification.